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Qualitätsmanagement -

für Spitäler und Kliniken

Qualitätsmanagement in Spitälern und Kliniken gehört zum Standard. Es ist unumgänglich, dass sich Qualitätsmanager mit Verbesserungsprozessen und den Methoden zum Erreichen von Qualitätszielen befassen. Einerseits gibt es gesetzliche Vorgaben und andererseits kommt ein Unternehmen, das langfristig erfolgreich sein will, nicht mehr umhin ein strukturiertes Qualitätsmanagement zu führen. Die Herausforderung des Qualitätsmanagements ist die Einbindung sämtlicher Mitarbeitenden eines Unternehmens. Sie sollen nicht nur im Rahmen von Audits mit dem Thema Qualitätssicherheit konfrontiert werden, sondern auch bei ihrer täglichen Arbeit einen spürbaren Nutzen erfahren. Nachfolgend werden wichtige Aspekte des integrierten Qualitätsmanagements erläutert:

 

Geeignete Zertifizierungen und Qualitätsmodelle (ISO 9001, EFQM)

Für den Aufbau des Qualitätsmanagements können unterschiedliche Methoden oder Modelle gewählt werden. Die Europäische Norm ISO 9001 ist sehr flexibel definiert, weshalb sie auch im Gesundheitswesen gut eingesetzt werden kann.

Zahlreiche Kliniken wählen das EFQM-Modell um «Business Excellence» zu erreichen (siehe auch H-EXCELLENCE von new-win SW Solutions AG). Dieses ganzheitliche Qualitätsmanagement-Modell garantiert die Abdeckung höchster Ansprüche.

Möchte man eine ISO-Zertifizierung oder eine andere Auszeichnung erlangen, eignet sich die Einführung einer integrierten Qualitätsmanagementsoftware. Von der Dokumentenlenkung über das Prozessmanagement bis hin zum Risiko- und Fehlermanagement werden damit alle Bereiches des Qualitätsmanagements abgedeckt.

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Aufgaben für Qualitätsmanager in Spitälern und Kliniken

Egal, welche Methoden (z.B. ISO 9001 oder EFQM) Sie für Ihr Qualitätsmanagement wählen, Sie werden nicht umhin kommen sämtliche Unternehmensprozesse abzubilden (siehe Prozessmodellierungstool und Prozesslandkarte von new-win SW Solutions AG). Die Überprüfung der Unternehmensprozesse erfolgt in regelmässigen Audits, welche im Verbesserungsprozess des Unternehmens unumgänglich sind.

Wollen Sie Ihre Mitarbeitenden möglichst bald mit im Boot haben, empfiehlt sich nebst der Führung einer Prozesslandkarte ein Dokumentenlenkungssystem. Der Nutzen eines gut eingeführten Dokumentenlenkungssystems ist für alle Bereiche eines Unternehmens sofort und positiv spürbar. Ihre Tätigkeit als Qualitätsmanager wird dadurch stark vereinfacht, weil die Dokumente automatisch Ihren Vorgaben entsprechen und Veröffentlichungsprozesse automatisch richtig gelenkt werden.

Ein weiteres wichtiges Element des Qualitätsmanagements in Spitälern und Kliniken ist ausserdem das Fehlermanagement. Der korrekte Umgang mit kritischen Ereignissen, Fehlern und Zwischenfällen wird mit elektronischen Meldesystemen deutlich verbessert. Dazu gehören zum Beispiel das Meldesysteme für CIRS (Critical Incident Reporting System), Vigilanz oder Sturz- und Dekubitus.

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Fehlermanagement in Spitälern und Kliniken

In modernen Organisationen lernt man aus Fehlern. Die Prozesse und Umstände werden analysiert, welche zu Fehlern geführt haben. Der Wandel von einer Fehler- zu einer Lernkultur ist wichtig. Das anonyme Meldesystem für kritische Zwischenfälle H-CIRS von new-win SW Solutions AG ist dafür das richtige Instrument und bietet zahlreiche Vorteile.

Vorteile eines Fehlermanagements mit H-CIRS

  • Höhere Patientensicherheit
  • Risikosituationen und mögliche Fehlerquellen werden rasch erkannt
  • Eine Fehlerkultur wird zur Lernkultur
  • Routineabläufe und Arbeitsqualität werden optimiert
  • Die Qualitätssicherheit wird verbessert
  • Die Kosten werden gesenkt

H-CIRS ist das in Schweizer Spitälern am meisten eingesetzte CIRS-System. Es überzeugt durch ein komplettes und einfaches Meldeformular. Der Meldeprozess kann je nach Kundenbedürfnis konfiguriert werden. Das System enthält alle Funktionen, die für das professionelle und sichere Fehlermanagement notwendig sind.

Nebst dem Meldesystem für CIRS-Fälle werden in Spitälern Meldungen anderer Art erfasst. Lernen Sie unsere anderen Tools aus der Produktelinie H-REPORT kennen. Dazu gehören zum Beispiel Meldesystem für Vigilanzfälle, Sturz- und Dekubitus, Aggressionsfälle u.v.m. Um Patientenfeedbacks zu erfassen oder Umfragen durchzuführen, empfiehlt sich das Tool H-FEEDBACK.

 

Der Meldeprozess:

 Meldeprozess H-REPORT

 

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Prozessmanagement in Spitälern und Kliniken

Damit alle Mitarbeitenden jederzeit auf die Prozesse und sämtliche dazugehörenden Dokumente und Links zugreifen können, ist die Einführung einer Prozesslandkarte (Processmap) sinnvoll. Die Prozesslandkarte ist eine individuell gestaltete Übersicht aller Prozesse, die mit den Prozessen und weiteren Informationen verknüpft sind. Je nachdem werden innerhalb der Prozesslandkarte noch Sublandkarten eingebaut. Sie ist das Herzstück des Qualitätsmanagements.

Zur Prozessmodellierung gehört einerseits das visuelle Darstellen des Prozesses aber auch die Integration von Dokumenten und Links. Auf den Prozessen werden einerseits der Ablauf, die Rollen und Verantwortlichkeiten und andererseits die Angaben für die Qualitätssicherheit (Definition, Ziele, Messkriterien etc.) abgebildet. Da Prozesse meistens nicht für sehr lange Zeit in Stein gemeisselt sind, ist ein Tool praktisch, mit dem sich Prozessabläufe und alle anderen Informationen ganz einfach verändern lassen.

Beispiel einer einfachen Prozesslandkarte für Spitäler mit H-PROCESS MAP:

 

Vorteile der Prozesslandkarte

  • Jederzeitige Verfügbarkeit der freigegebenen Prozesse für alle.
  • Direkte Verknüpfung zu der Dokumentenablage
  • Integrierte Suche nach Dokumenten und weiteren Links
  • Persönliche Favoriten
  • Gestaltung gemäss Ihrem Corporate Design
  • Praktisch keine Redundanzen

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Dokumentenmanagement als Teil des QM

Ein Dokumentenlenkungssystem ist massgeblich für ein gut funktionierendes Qualitätsmanagement. Die Struktur der Dokumentenablage (Bibliotheken und Ordner) sowie die damit verbundenen Berechtigungsrollen werden im System für das ganze Unternehmen definiert.

Die Dokumente werden von den Bearbeitern gemäss vorgegebenen Vorlagen erstellt. Dokumente durchlaufen vor ihrer Veröffentlichung je nach Anforderung einen Vernehmlassungs- und/oder einen Veröffentlichungsprozess.

Sämtliche Versionen eines Dokuments werden gespeichert, was eine jederzeitige Nachvollziehbarkeit ermöglicht. Dokumente werden mit allen relevanten Informationen fürs Qualitätsmanagement versehen (Metatags).

Vorteile des Dokumentenmanagementsystems H-DOC

  • Klare Ablagestruktur
  • Rollen- und Berechtigungskonzept
  • Automatisierte Veröffentlichungsprozesse
  • Historie zu den Dokumenten
  • Individuelle Benachrichtigungen zu den Dokumenten
  • Favoritenfunktion für Benutzer
  • Kommentarfunktion

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Risikomanagement in Spitälern und Kliniken

Ohne Risikomanagement ist das Qualitätsmanagement nicht komplett. In Spitälern und Kliniken wird das Risikomanagement hoch gewichtet, kann doch nicht nur das Aufrechterhalten des guten Rufs sondern auch die Existenz eines Unternehmens davon abhängig sein.

H-RISK von new-win SW Solutions AG ist ein Risikomanagementtool, das in der einfachen Lösung alle grundlegenden Ansprüche an ein sicheres Risikomanagement abdeckt.

Als erweiterte Variante ist H-RISK jedoch für die herausforderndsten Ansprüche geeignet. In Zusammenarbeit mit der Hochschule Luzern und dem Inselspital Bern wurde eine Lösung entwickelt, wie sie es so noch nie gegeben hat. Neue Methoden mit Simulationen und Szenarien eröffnen Risikomanagern ganz neue Möglichkeiten.

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Mit den Tools von new-win zur integrierten Prozessorganisation: Ich bin begeistert!
Anne Steiner, Unternehmensentwicklung, ASANA Spital Menziken
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